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segunda-feira, 10 de setembro de 2012

Comunicação

O que é Comunicação? As comunicações são o centro gravitacional de todas as atividades humanas. Literalmente nada acontece sem que haja prévia comunicação. Um grande número de problemas pode ser ligado à falta de comunicação - saber qual é o problema já é ter meia solução. Comunicar bem não é só transmitir ou só receber bem. COMUNICACÃO é troca de ENTENDIMENTO, e ninguém entende ninguém sem considerar além das palavras, as emoções e a situação em que fazemos a tentativa de tornar comuns conhecimentos, ideias, instruções ou qualquer outra mensagem, seja ela verbal, escrita ou corporal. Qual é o caminho para as comunicações? As comunicações são como uma rua de duas mãos,e a tarefa de comunicar-se não está concluída até que haja compreensão, aceitação e ação resultante. A finalidade da comunicação é afetar comportamentos. Um erro comum é o de emitir instruções por escrito e acreditar que sua interpretação será, assim, mais precisa e que não haverá possibilidade de problemas. Temos plena necessidade de tanto verificar a receptividade de uma instrução escrita como a de examinar o entendimento de instruções verbais. As recompensas das boas comunicações são grandes, mas difíceis são os meios de se obtê-las, para isto sempre esteja atento às bases para a boa comunicação. Bases da comunicação. As recompensas das boas comunicações são grandes, mas difíceis são os meios de se obtê-las, para isto sempre esteja atento às bases para a boa comunicação, para que ocorra comunicação entre duas pessoas (transmissor/receptor) é vital que se observem as seguintes regras: * Saber Ouvir - Demonstre estar apto a ouvir informações mesmo que desagradáveis e críticas, procurando vê-las de forma construtiva. Escute, ouça atentamente, demonstrando interesse pelo que está sendo apresentado, não interrompa desnecessariamente. * Examine o ponto criticado - Seja humilde e examine o ponto criticado para dar crédito às boas ideias e ao trabalho sincero. Ao receber críticas, procure extrair os aspectos positivos e construtivos. Posteriormente analise e estabeleça procedimentos de ajuste e/ou correções. * Evite termos técnicos - Não use gírias e evite termos técnicos que podem atrapalhar na comunicação, se for imprescindível o seu uso, explique qual o significado dos termos usados. Você pode estar falando com alguém que quer entender o que você está falando e não consegue, provavelmente na próxima vez ele não o procurará. Use uma linguagem que descreva a realidade. * Esclareça suas ideias - Esclareça suas ideias antes de transmiti-las, faça com que elas sejam precisas. Analise se as suas ideias estão coerentes com o que se deseja transmitir. * Expresse o seu interesse - Entre frequentemente em contato com as pessoas e escute. Expresse seu interesse pelos seus problemas e escute. Questione o interlocutor, peça detalhes. * Ações X Informações - Demonstre que ações são tomadas baseadas em informação, caso contrário o pessoal pensará que não valeu a pena o tempo e o esforço despendidos para manter o fluxo de comunicação. Execute suas ações com base nas informações adquiridas e validadas. * Suas ações apoiam o que você diz? - Suas ações refletem o que você pensa e diz para os outros. * Procure ser objetivo- Seja objetivo, não faça rodeios, mesmo que a mensagem seja o que as pessoas não gostariam de ouvir. * Que mensagem quero transmitir? - Trace qual é o objetivo da mensagem, o que você deseja que os receptores da mensagem absorvam, qual é o verdadeiro propósito da comunicação. * A quem vou me dirigir? - Antes de transmitir alguma informação, procure conhecer qual vai ser o público. A quem você quer afetar e qual é o momento adequado. Se necessário, PREPARE-SE. * Consulte outras pessoas- Consulte outras pessoas para planejar as comunicações, peça opiniões, lembre que aqueles que o ajudam a planejar, com certeza o apoiarão. * Como transmitir? - Como você deve transmitir a sua mensagem, esteja atento a sua tonalidade de voz, da receptividade de quem ouve, bem como da linguagem que você irá utilizar. * Verifique se foi entendido- Sempre verifique se você foi entendido, faça perguntas, pergunte o que foi entendido e não se a pessoa entendeu. Após transmitir a informação, faça perguntas como: O que você entendeu? Você poderia repetir o que eu transmiti? * Suas ações - Esteja certo de suas ações apoiam aquilo que você diz, lembre que ações falam mais alto do que palavras. * Entendimento - Procure não só ser compreendido como compreender, seja um bom ouvinte não só para os significados explícitos, mas também para os implícitos. * Compartilhe - Compartilhe tanta informação quanto for possível, isto trará ganhos para todos os envolvidos. * "FEEDBACK" - O retorno de informações é importante para manter seus parceiros atualizados nos processos e atividades de interesse comum, sempre retorne a informação, mostre os resultados e ações consequentes de informação recebida anteriormente. Linguagem Corporal A maior parte das pessoas concorda que a palavra pronunciada constitui o método usual de comunicação frente a frente. Indubitavelmente, supomos que a comunicação oral é o meio mais eficiente de permutar informação, no entanto, isto depende da capacidade do emissor em expressar a intenção de forma precisa e do receptor em ouvir de modo eficiente, totalmente à parte da compreensão da mensagem. "Os olhos conversam tanto quanto as línguas que utilizamos, com a vantagem de que o dialeto ocular, embora não precise de dicionário, é entendido no mundo todo". (Ralph Wando Emerson) De acordo com pesquisas, o impacto de uma mensagem sobre o ouvinte está relacionado: 07% - palavras (o que a pessoa diz) 38% - tom de voz, inflexão ( a maneira como fala) 55% - corpo, olhos, mãos, braços, pernas, dedos (expressão e gestos) Num processo de comunicação há um emissor, um receptor e, um meio, pelo qual a mensagem é propagada. Esse meio ou canal pode ser verbal, corporal e escrito. Por outro lado, qualquer mensagem, por mais trivial que seja, sofre um processo de perda e dissipação ou, de exacerbação e distorção, dependendo do mundo interno do receptor. Armadilhas é que não faltam. A brincadeira do telefone sem fio, por exemplo. Uma pequena mensagem transmitida serialmente de boca a boca, por certo número de indivíduos, vai sofrendo alterações ao longo do percurso, até chegar ao final com sentido bem diferente da origem. Conclusão: mesmo mensagens simples, em pequeno circuito, sofrem alterações surpreendentes. Baudelaire dizia: "O mundo gira através dos mal-entendidos."Quem busca o amplo conhecimento não pode ficar alheio à linguagem corporal e ao efeitos que essa linguagem exerce sobre as pessoas com quem entra em contato. O ditado "Uma imagem fala por mil palavras" refere-se à linguagem corporal. Também precisa ficar ciente dos conflitos provocados se o corpo expressa uma atitude que as palavras tentam contradizer. Falar e compreender a linguagem não verbal de quem se comunica com você é importante, pois se for apenas pela informação falada, o processo está incompleto. Um aviso: sinais relativos ao espaço, às cores e aos gestos corporais variam de acordo com a parte do mundo, com a cultura do país, portanto, devem ser lidos num conjunto, globalmente. Ex.: O sinal V, usado por Churchill. Com os dedos indicador e médio, na Europa, significa vitória. Na Austrália e Nova Zelândia indica insulto. Ex.: Se uma pessoa estiver num ponto de ônibus, num dia frio, toda encolhida, provavelmente está com frio e tentando se proteger da temperatura. Os sinais também refinam-se com a idade. A criança quando mente coloca a mão sobre a boca; o adolescente passa a mão pela boca; e o adulto dá um leve e rápido toque de dedos no nariz. Além da compreensão dos sinais do corpo, temos também a movimentação do próprio corpo. Cada pessoa tem ao redor de si, como um campo de proteção, um território íntimo. Essa área circular em torno da pessoa varia de acordo com a cultura, região e é medida pela distância entre os corpos. Ex.: Essa área é menor entre pessoas da cidade, acostumadas com elevadores, congestionamentos, confinamentos do que entre pessoas do campo; ficar próximo do interlocutor é sinal de respeito para o japonês, o que já é contrário ao americano. Qualquer iniciativa de alguém, sem ter sido autorizado, será visto com invasão. A reação à invasão é variada - pode-se fingir que não foi observada ou pode ser intensa. Ex.: Num cinema vazio, nós nos sentimos invadidos se alguém senta do nosso lado ou em cadeiras próximas. Ex.: Num ônibus lotado ou num elevador, onde o espaço é muito reduzido, as reações frequentes são: · Olharmos para um ponto distante, infinito, e não para as pessoas; · Fazer o possível para agir como se não estivéssemos ali; · Fazermos leitura de jornal ou revista, parecendo absortos; · Não demonstrarmos emoções; · Pouca movimentação de corpos; Quanto mais conscientes e atentos estivermos, agiremos de forma mais inteligente. É o que as pesquisas têm demonstrado sempre. Reforçando: Como num dicionário, as palavras isoladas falam muito pouco, só tendo um sentido de comunicação dentro de uma frase. Também, na linguagem corporal, nenhum gesto deve ser lido isoladamente, pois só terá sentido quando somando aos demais gestos e, juntos, apontarem uma congruência da comunicação corporal. A seguir uma lista de sinais que pode ser utilizada como um dicionário da linguagem corporal: Dedos Mãos Aperto de Mão Mão no Rosto Mãos e Braços Braços Pernas Territórios Gestos Gerais Dedos * Contar nos Dedos - pessoa lógica e sensata, separando os fatos na mente ao apresentá-los. * Contar a partir do Polegar - indica uma apresentação forçada. * Contar a partir do Dedo Mínimo - Um meio mais suave de transmitir suas ideias. * Manter os Dedos esticados enquanto conta - pessoa que tem planos bem claros e sabe onde quer chegar com eles. * Apontar um dedo- a pessoa esta afirmando sua autoridade ou ilustrando um fato. * Abanar o dedo- Isto é uma ameaça: ele ou ela, o vê com hostilidade e está lhe passando uma repreensão. * Polegares - indicam força de caráter e personalidade e são utilizados para demonstrar domínio, superioridade ou até agressão. Ex.: Em minha humilde opinião "(apontando o polegar para o peito)...". Demonstração de atitude de superioridade Sinal duplo com atitude negativa ou defensiva (braços cruzados) mais a atitude de superioridade (polegares para cima). Pode ser entendido também como demonstração de autoconfiança (polegares para cima) com os braços cruzados, sensação de proteção. Mãos * Mãos sobre a mesa -Dedicado aos negócios. Querendo negociar. "Vamos direto ao assunto. Demonstração de sinceridade e honestidade (braços abertos, mãos abertas e palmas para cima) * Mãos juntas sobre o colo ou estômago - Um gesto de proteção. * Mãos nos quadris - Provocativo ou duro. Entretido ou ansioso para entrar no assunto principal. Esse gesto também pode indicar antagonismo ou desafio. * Mãos nos bolsos - Estar em contato com o próprio corpo. Ter as mãos enfiadas num pequeno vão é reconfortador. Busca de equilíbrio frente a uma possível insegurança. Aperto de mão * Assumindo o controle - a palma da mão voltada diretamente para o chão Quando você diz, corporalmente, à outra pessoa, que deseja assumir o controle no encontro que se seguirá. Não é necessário que a palma da mão esteja voltada diretamente para o chão, mas ela deve estar inclinada em relação à palma da mão da outra pessoa. * Desarmando um aperto de mão e assumindo o controle - (segurar as costas da mão próxima ao pulso) Essa atitude pode ser embaraçosa para o dominador, assim deve ser tomada com precaução e discrição. * Concedendo o controle - (palma da mão voltada para cima) Quando você deseja entregar o controle à pessoa ou fazer com que ela sinta que está no comando da situação. * O igual - Aperto de mão firme, com as duas palmas permanecendo na posição vertical, cada uma das pessoas transmitindo sentimento de respeito e harmonia à outra. * Aperto de mão com invasão de território - (uso da mão esquerda segurando o braço) A mão esquerda de quem toma a iniciativa do aperto de mão representa uma invasão da zona íntima do receptor. Expectativas positivas Ex.: Chefe, acabamos de conseguir um grande pedido. Ex.: O garçom que se aproxima do cliente, após o jantar, esfregando as palmas das mãos e perguntando: "Algo mais, senhor?", está dizendo que está esperando pela gorjeta. Mãos no rosto Quando uma pessoa usa um dos gestos de mão no rosto, um pensamento negativo penetrou em sua mente e poderá representar dúvida, falsidade, incerteza, exagero, apreensão ou mentira. * A proteção da boca - Reprimindo as palavras falsas que estão sendo ditas. Este gesto da boca também pode ser representado por dedos colocados sobre a boca ou pela mão fechada, porém com o mesmo significado. * O toque do nariz - Controlando um pensamento negativo ou uma mentira. Pode ser uma ligeira esfregada ou um toque rápido e quase imperceptível. A mentira causa formigamento nos delicados terminais nervosos do nariz, provocando o toque no nariz. * Esfregar o olho - Tentativa de bloquear a falsidade, dúvida ou mentira que vê, ou evitar olhar o rosto da pessoa para quem está contando a mentira. Neste último caso, olha-se para o lado ou para o chão. * Esfregar a orelha - Tentativa do ouvinte de bloquear as palavras ouvidas, colocando a mão ao redor e sobre a orelha. Variações: esfregar a parte de trás da orelha, o dedo indicador puxando o lóbulo da orelha ou dobrando-a para frente. * Tédio (mão apoiando o rosto) - Demonstra falta de interesse, tédio. Quando forem sinais emitidos pelo ouvinte. * Avaliação interessante - A avaliação é demonstrada pela mão fechada sobre a face, mas sem servir de apoio para a cabeça, mas o dedo indicador apontado para cima. * Tomada de decisão - O gesto de esfregar o queixo é um sinal de que o ouvinte está tomando uma decisão. Mãos e braços * Mão entrelaçadas em posição vertical - Gesto de frustração, retendo uma atitude negativa. Demonstra, pela posição elevada das mãos, certa intensidade de humor negativo. * Mãos entrelaçadas em posição baixa - Retendo uma atitude, porém com menor intensidade do humor negativo do que a figura anterior. * O campanário para cima - Atitude de autoconfiança ou sabe tudo. Este gesto tem duas versões: 1. Posição das mãos para cima: normalmente quando a pessoa está externando ideias ou opiniões e está dirigindo a conversa. Quando a esta posição se junta à posição da cabeça inclinada para trás, a pessoa assume um ar arrogante. 2. Posição das mãos para baixo: normalmente usada quando a pessoa está ouvindo e não falando. As mulheres tendem a usar este gesto com maior freqüência do que os homens. * O gesto de superioridade, confiança - Faz com que a pessoa exponha aos outros seu estômago vulnerável e as regiões do coração e da garganta, numa atitude inconsciente de destemor. Ex.: o policial que está patrulhando, o diretor da escola que caminha pelas dependências do estabelecimento, pelos que estão em posição de superioridade. * O gesto da mão agarrando o pulso - Sinal de frustração e uma tentativa de autocontrole. Quanto mais para cima, nas costas, a mão é levada, mais zangada a pessoa se torna. Pode ser uma tentativa ingênua de disfarçar o nervosismo. Se o gesto de autocontrole é mudado para a posição da palma na palma (vide fig. Anterior), o resultado será uma sensação de calma e confiança. Braços * Braços cruzados na frente do corpo - Indicam uma variedade de significados, dependendo da situação. Pode ser uma forma de se resguardar, de se proteger ou de mostrar medo, timidez, força ou poder (uma fortaleza). Como também uma pessoa com os braços cruzados pode, simplesmente, ser fria. De uma forma geral demonstra uma posição defensiva. * Mãos fechadas demonstram atitude hostil - Se além dos braços cruzados, a pessoa também fechar as mãos, isso indica uma atitude hostil e defensiva, uma posição de ataque. * Resistência firme - Demonstram uma atitude negativa e de autocontrole. As mãos seguram fortemente os braços, reforçando a posição e detendo qualquer tentativa de descruzar os braços, expondo o corpo. OBSERVAÇÃO: Pessoas que carregam armas raramente fazem gestos defensivos de braços cruzados, porque a arma já fornece proteção suficiente ao corpo. Os oficiais da polícia que usam revólveres, raramente cruzam os braços, a não ser que estejam de guarda e, neste caso, normalmente usam a posição de mãos fechadas para mostrar muito claramente que ninguém pode passar por onde eles estão. Pernas * Gesto padrão de pernas cruzadas - Pode indicar uma postura nervosa, reservada ou defensiva. Em geral, é um gesto de apoio que ocorre junto com outros sinais negativos, e não devem ser interpretados isoladamente ou fora do contexto. * Posição americana de perna cruzada - Indica uma postura argumentativa e competitiva, onde se quer discutir o ponto de vista do outro. * Perna cruzada e presa - Sinal de uma pessoa perspicaz obstinada, com uma postura dura e firme, enquanto argumenta ou debate. Sua resistência provavelmente só será quebrada através de uma aproximação especial. * Tornozelo preso - Quando uma pessoa prende seus tornozelos, está mentalmente controlando seus lábios. O gesto tem o sentido de reprimir uma atitude, emoção, nervosismo ou medo. * Inclinar-se para frente ou recostar-se na cadeira - Aproximar o corpo pode significar um gesto de amizade ou interesse ("Fale-me mais"). Encostar-se na cadeira indica uma diminuição de interesse ("Deixe-me pensar no que você acaba de dizer") ou até de indiferença. * Tenho todas as respostas, mas também quero argumentar - O gesto de ambas as mãos atrás da cabeça é típico das pessoas que se sentem confiantes ou superiores. Muitas pessoas ficam irritadas quando alguém se dirige a elas com essa postura. As pernas cruzadas desta figura representam a posição de competição ou de querer argumentar ideias. * O catador de fiapos - Representa a discordância das opiniões ou atitudes de outros, porém a pessoa se sente constrangida em expressar seu ponto de vista. É um sinal de desaprovação e indica que não está gostando do que está sendo dito, mesmo que verbalmente concorde com tudo. Territórios e demarcações * Esparramar objetos em torno de si - Uma pessoa que coloca pastas, objetos pessoais, sacolas de compras etc. à sua volta, está ampliando seu alcance e tenta ganhar mais território. * Divisão de território sobre a mesa Posição competitiva, defensiva - A mesa funciona como uma barreira sólida de proteção para os dos lados que inconscientemente dividem a mesa em duas metades. Pode comunicar uma posição distante ou independente dos lados. Tendem a rejeitar a invasão do território próprio. Numa mesa de restaurante, duas pessoas competitivas tenderão a demarcar suas fronteiras com o copo, guardanapo, talheres, cinzeiro, etc. Gestos gerais * Gestos cruzados - De qualquer tipo, braços ou pernas, é sempre um gesto de confinamento, de proteção, um modo de fechar o circuito e bloquear a comunicação. * Gestos vagarosos e deliberados - Essa pessoa está se acalmando, controlando as ideias antes de atacar um ponto com firmeza. É um planejador. * Falta de movimento - Uma pessoa que mantém o corpo imóvel procura se internar em si mesma, esperando que ninguém repare nela, ou também pode estar ouvindo ou planejando silenciosamente. Pode ainda estar cauteloso ou de olho no cargo que você ocupa. Essa pessoa precisa ser olhada com cuidado. * Gestos abertos e fechados - Geralmente os gestos abertos são confiantes, enquanto os fechados indicam corte e retraimento. * Virar de frente e virar de costas - Mesmo que apenas uma parte do corpo, os ombros, por exemplo, vire para você, significa que você está sendo incluído na conversa ou na situação. No entanto, se a pessoa lhe voltar às costas, indica exclusão. * Erguer a cabeça - Manter a cabeça erguida é um sinal de interesse, de estar aberto e receptivo à opinião dos outros. * Ilustrar com objetos ou com o corpo - Se alguém usa objetos sobre a mesa para sublinhar alguma coisa que está dizendo, é do tipo expansivo e sabe o que quer, mesmo que tente não se envolver muito. Essas pessoas são realistas, não são sonhadoras. Se usam os dedos e as mãos para ilustrar, estão próximas das ideias, alimentando-as, acalentando-as e tentando tocá-las. Possuem um modo bem pessoal de ver as coisas. * Encostar-se em alguma coisa - Esta pessoa precisa de contato com seu ambiente e sente conforto em estar com outras. * Inclinar-se para frente e encostar-se na cadeira - Aproximar o corpo pode significar um gesto de amizade ou interesse (fale-me mais). Encostar-se na cadeira indica diminuição de interesse (deixe-me pensar no que você acabou de dizer). * Evitar troca de olhares - As pessoas que reagem desta forma são inseguras de si mesmas e estão com medo de você. Comunicação Escrita Na era do fax, computador e internet são inúmeras as maneiras das pessoas se comunicarem de forma rápida e prática, para qualquer canto do mundo. Mas a principal dificuldade enfrentada não está em como utilizar a tecnologia, uma vez que o domínio da informática é praticamente total, e sim em se fazer entender claramente tanto na linguagem falada como na escrita. Não é só o veículo que usamos para nos comunicar que conta, mas também a forma, o conteúdo e a linguagem que utilizamos para isso. Às vezes, conforme o veículo utilizado, o documento redigido e até as palavras e formas de tratamento usadas não são as mais indicadas para a situação. Seja um simples bilhete, um email, ou um documento oficial, o fato é que nem sempre a linguagem corresponde à formalidade ou informalidade do assunto, ou a estrutura de texto escolhida é a mais adequada. Tal como falar, escrever é um recurso que precisa ser aprendido, e ambos, estão intimamente ligados, pois são atividades que trabalham com a palavra. O fato de alguém saber ortografia, ou seja, saber escrever as palavras com pequeno número de erros, não significa que esteja pronto para escrever qualquer texto. O treinamento é essencial para o bom desempenho da escrita. Todos os grandes escritores afirmam que a leitura é a base da arte de escrever. Ler é interpretar símbolos gráficos de maneira a compreendê-los; a leitura, constitui uma das cinco atividades fisiológicas básicas (pensar, falar, ouvir, escrever e ler). Essas atividades linguísticas estão relacionadas entre si: o pensamento é expresso pela fala, recebido pela audição, gravado pela escrita e interpretado pela leitura. Mas apesar desta relação, escrever e falar exigem técnicas diferentes. Por mais perfeita que seja, a transcrição da fala para a escrita não consegue fazer com que esta atinja o colorido da fala. Redigir A maior dificuldade está em transformar as ideias em texto utilizando palavras corretas no momento certo. Muitas vezes, acreditamos que a palavra não expressa suficientemente o que ela quer dizer, e o texto acaba reunindo uma fileira de palavras com mesmo sentido ou que não se relacionam entre si. Isso acontece porque antes de iniciar a escrita não organizamos as ideias, escrevendo-as sem pensar no texto como um todo. Organizando idéias Para organizar as ideias, o ideal é esboçar um roteiro antes de iniciar a redação, como abaixo: * Escolha do assunto - O tratamento do assunto depende do objetivo que você deseja alcançar. Não há assunto que não possa ser abordado de diversas maneiras e sobre o qual não se possa escrever uma série de prós e contras. * Lista de ideias - Escolhido a assunto, e determinado o objetivo, é necessário preparar uma lista de pensamentos, uma relação de todas as ideias a serem incluídas que tenham relação com o assunto: fatos, argumentos, citações, comparações, lembretes, opiniões, exemplos e números. * Plano - O primeiro passo é extrair da lista as ideias que parecem mais importantes, seguindo uma ordem cronológica ou de prioridade, e depois fixar-se naquelas que deseja aprofundar. * Esboço - A redação do esboço é muito importante para registrar, sem a obrigatoriedade do texto final, a fluência de ideias que podem se perder com a organização imediata. Com o esquema, é possível reorganizar as ideias, colocando-as na sequência lógica, gerando uma composição os principais pontos que serão tratados nos texto. Lembre: tudo que for afirmado na introdução deverá ser desenvolvido, com argumentos concretos, no corpo de texto. O desenvolvimento consiste em ordenar progressivamente os dados, opiniões, aspectos que o tema envolve, e fundamentá-los por meio de razões, exemplos e provas. Cada ideia deve ser desenvolvida em parágrafos diferentes. A conclusão é a parte final da redação e deve encerrar, coerentemente, uma síntese clara da posição assumida. Ela deve se adequar à introdução e ser fecho para o desenvolvimento. Para escrever bem * Saiba o que você quer dizer antes de começar, planeje; * Não use frases e parágrafos muito extensos; * Evite abreviações; * Procure não repetir a mesma palavra, troque-a por sinônimos. * Não use rimas e palavras de difícil entendimento; * Seja direto, claro e simples e não fuja do tema proposto; * Prefira palavras curtas e familiares; * Prefira verbos ativos, evite os passivos; * Use estilo conversacional, escreva do modo que você falaria; * Coloque pessoas nas suas sentenças, evite o impessoal. Tipos de comunicação escrita * Carta pessoal - Essa carta, bilhete ou recado é trocada entre parentes e amigos. Sua característica mais importante é a informação: é necessário que o remetente consiga ser entendido. Local e data, saudação e assinatura são elementos obrigatórios para garantia das identificações necessárias, todo o resto é livre. * Carta social- É aquela trocada entre pessoas amigas, mas sem grande intimidade, principalmente para apresentar felicitações ou pêsames, e fazer convites e comunicados. Trata-se de carta com objetivo claro e, ao menos teoricamente, assunto único. O remetente deve estar atento, portanto, para não ultrapassar esse objetivo, misturando assuntos. * Telegrama- É empregado para envio de mensagens curtas de maneira rápida. * Redação Técnica - Neste tipo de texto, o aspecto pessoal é secundário e prevalece a clareza, a lógica, a concisão, de fácil leitura e de precisão das ideias. Níveis de Atenção Nossa capacidade de ouvir varia durante o dia todo, dependendo da situação, de quem fala e de nossos hábitos. De acordo com o grau de boa vontade que colocamos em uma situação particular, nossa habilidade de ouvir se enquadrará em três níveis gerais de atenção: * Ouvir Passivamente - este é o menor nível da habilidade de ouvir. Neste nível, nossa atenção está voltada principalmente para nós mesmos e não para a outra pessoa. Não prestamos atenção nas palavras nem no significado da mensagem. Em vez disso estamos: - Dando vaga atenção à conversa: Ex. "Hein? O que você quer que eu faça?" - Interrompendo - ouvindo só o suficiente para termos chance de falar: Ex. (interrompendo) "Aconteceu a mesma coisa comigo." - Fingindo rara atenção - pensando em outra coisa enquanto ouvimos: Ex.: "Falou alguma coisa?" Ouvir passivamente tende a deixar as pessoas com raiva, porque elas percebem que não estão sendo ouvidas. * Ouvir Superficialmente - Neste nível, ouvimos as palavras, mas não entendemos o seu sentido mais profundo. Com esse tipo de atitude não participamos da comunicação, pois não estamos captando a mensagem toda. Estamos: - ouvindo apenas palavras; - não nos envolvendo com sentimentos; - não interagindo com o outro. - Pessoa com tom de voz demonstrando dúvida: Ex.: "Bem, acho que esta é uma forma de resolver o problema". - Ouvinte respondendo: Ex.:"Que bom que você concorda". Ouvir superficialmente é frustrante para as outras pessoas, já que seus sentimentos não estão sendo reconhecidos. * Ouvir Atentamente - É nível mais alto desta habilidade - significa estar totalmente envolvido no processo de comunicação. Neste nível, tentamos nos colocar no lugar do outro - tentando ver as coisas sob o ponto de vista dele. Recebemos a mensagem completa tanto em palavras como em sentimentos. Nesta modalidade, estamos: - Captando ideias principais - ouvindo os pontos enquanto o outro fala. - Reconhecendo e respondendo - estimulando o outro acenando com a cabeça e fazendo pequenas observações, tais como "continue" ou "e depois, o que aconteceu?" - Resumindo e repetindo o que o outro falou - tentando captar a mensagem usando outras palavras. "Quer dizer que você estava se sentindo...” - Colocando-nos no lugar do outro - tentando nos imaginar em uma situação parecida. - Participando totalmente da comunicação - linguagem corporal, bem como sentimentos e conteúdo - ouvindo o tom de voz, observando as expressões faciais. - Pessoa com um tom de voz demonstrando dúvida: Ex.: "Bem, acho que esta é uma forma de resolver o problema". - Ouvinte respondendo: Ex.:"Parece que você têm outras soluções". Quando ouvimos atentamente, não tentamos avaliar a outras pessoa mas sim elevar nosso pensamento e sentimentos para dar toda atenção a ela. Por que escutar é difícil Ouvir atentamente ou escutar é privilégio de pouquíssimas pessoas. Veja quais são os fatores que enfraquecem a capacidade de escutar: * Hábitos - Consciente ou inconscientemente, estamos acostumados a interromper os outros, a tirar conclusões apressadas, a distrair o interlocutor, agindo dispersivamente. * Filtros - Crenças, experiências, costumes, expectativas, pressupostos, preconceitos e cultura, são filtros pelos quais peneiramos tudo aquilo que ouvimos. O significado das coisas não está nelas, mas em nós. * Ambiente Físico - Ruídos, desconforto físico, distrações visuais, fadiga ou falta de privacidade, influenciam negativamente a capacidade de escutar. * Competição - Ao querermos dominar uma conversação, gastamos mais tempo pensando no que iremos dizer do que escutar o que os outros tem a dizer. * Timidez - A pessoa tímida ou dependente, preocupa-se mais com o que os outros podem vir a pensar delas do que o que eles estão realmente dizendo ou querendo dizer. * Más notícias - Quando nos dizem coisas que não queremos ouvir, nós nos desligamos da conversa. * Prepotência - A falta de humildade e a crença de que somos superiores, nos impedem de dar valor ao que os outros têm a nos comunicar. * Velocidade de Assimilação - Uma pessoa normal pronuncia entre 100 e 150 palavras por minuto, enquanto que outra pessoa normal consegue assimilar entre 250 e 500 palavras por minuto. Assim, é fácil esta última se distrair com outras coisas capazes de preencher os espaços deixados na sua mente pela fala da primeira. Como escutar bem Escutar corretamente envolve: * Escutar Seletivamente - significa pinçar dos dados recebidos, unicamente aqueles que podem se transformar em informações relevantes para o que está sendo discutido. * Escutar Responsivamente - consiste em mostrar ao interlocutor, com palavras e gestos que você está prestando atenção e entendendo o que ele está dizendo. * Escutar Empaticamente - Significa fazer com que o interlocutor entenda que o seu ponto de vista está levado em conta. Atitudes para Escutar Bem * Pare de falar - Você não poderá ouvir enquanto está falando. * Coloque-se no lugar da outra pessoa - procure colocar-se no lugar do outro para poder sentir onde ele está procurando chegar. * Pergunte - Quando você não entender, quando necessitar de esclarecimentos adicionais ou quando desejar mostrar que está escutando. * Não seja apressado - Não interrompa a pessoa; dê-lhe tempo para dizer aquilo que tem a dizer. * Concentre-se no que ele está falando - Focalize sua máxima atenção nas palavras do outro, bem como em suas impressões sobre o assunto. * Olhe para a outra pessoa - Para o seu rosto, sua boca, seus olhos, suas mãos, bem como em suas impressões sobre o assunto. * Sorria e resmungue adequadamente - Mas não se exceda. * Deixe suas emoções para trás - Procure deixar seus problemas, aborrecimentos e lágrimas fora da sala de reuniões (se puder). Eles podem lhe impedir de ouvir bem. * Controle sua ira - Procure não zangar-se com o que ele está dizendo, sua cólera poderá lhe impedir de entender suas palavras ou o que elas significam. * Não se distraia - Guarde qualquer papel, lápis, etc. que você tenha em mãos, eles podem distrair sua atenção. * Concentre-se nos pontos principais - Concentre-se nas ideias principais e não no material ilustrativo, examine-as somente para verificar se elas provam, apoiam ou definem as ideias principais. * Participe da responsabilidade pela comunicação - Somente uma fração dessa responsabilidade pertence ao orador, você é o ouvinte, e como tal, tem uma parte importante. Procure entender, se não puder, peça esclarecimentos. * Reaja às idéias e não à pessoa - Não permita que suas reações contra a pessoa influenciem no julgamento do que ela diz. Suas ideias podem ser boas, mesmo se você não a parecia como pessoa, ou a maneira como ela se conduz. * Não argumente mentalmente - Quando você está procurando entender a outra pessoa é uma desvantagem argumentar com ela mentalmente, à medida que ela vai falando. Isto estabelecerá uma barreira entre você e o orador. * Use a diferença na proporção - Você pode ouvir mais rápido do que ele falar, portanto use esta vantagem para permanecer no rumo certo, antecipar o que ele vai dizer, pensar naquilo que ele já lhe disse e avaliar o seu desenvolvimento. * Escute aquilo que não foi dito - Através do que uma pessoa está falando, pode-se aprender muito, determinando-se o que a pessoa deixou de dizer ou evitou dizer durante sua palestra. * Ouça como algo é dito - Frequentemente concentramo-nos tão atentamente naquilo que é dito que nos esquecemos da importância das reações emocionais e atitudes relacionadas com o que foi dito. As atitudes e reações emocionais do orador podem ser mais importantes do que aquilo que está sendo dito em tantas palavras. * Não antagonize o orador - Você pode fazer com que a outra pessoa esconda as suas ideias, emoções e atitudes. Procure julgar e esteja certo da influência que está exercendo sobre a outra pessoa. Adapte-se a ela. * Conheça a sua personalidade - Uma das melhores maneiras de se obter informações sobre uma pessoa é escutá-la; a medida que ela fala, você pode descobrir o que ela gosta e o que não gosta, quais as suas motivações, qual o seu sistema de reconhecimento de valores, o que pensa sobre tudo e sobre nada, o que a faz vibrar. * Evite conjeturar - Conjeturas poderão prejudicar sua compreensão da outra pessoa. Não espere que ela utilize as mesmas palavras que você usaria, não pense que ela não expressou seu pensamento, mas que você a compreendeu, que ela evitou encarar-lhe porque está mentindo, que está tentando lhe embaraçar olhando-o fixamente, que esta distorcendo a verdade porque não concorda com o que você pensa. * Evite classificar o orador - Muito frequentemente enquadramos uma pessoa dentro de um determinado tipo. Assim nossa percepção daquilo que ele diz ou do que quis dizer fica submetida à nossa apreciação, ou não, por este tipo de pessoa. * Evite julgamentos precipitados - Espere até que todos os fatos estejam situados, antes de fazer qualquer julgamento. * Reconheça sua própria prevenção - Procure estar seguro de sua imparcialidade com relação ao orador, ao assunto, ao momento, etc. para não influir em julgamentos prévios. * Identifique o tipo de raciocínio - Comumente, torna-se difícil separar o raciocínio certo do duvidoso, quando se está escutando. Contudo está é uma tarefa muito importante. * Avaliar fatos e evidências - à medida que forem ouvidos, procure identificar não somente a significância e evidência dos fatos, como também sua relação com o argumento. * Ouvir pode reduzir a tensão - Dar ao outro a oportunidade de desabafar seus problemas ou pontos de vista, ajudará a clarear o ambiente da tensão e hostilidade. * Escutar pode resolver problemas para a outra pessoa - Proporcionar ao outro a oportunidade de expor-lhe seu problemas pode esclarecer seu pensamento sobre o assunto e prover o indispensável relaxamento emocional. * Ouvir ajuda a resolver problemas recíprocos e discordâncias - Você não pode inteligentemente concordar ou discordar até que esteja certo do ponto de vista da outra pessoa. Somente quando há entendimentos recíprocos, pode-se procurar soluções para problemas. * Ouvir pode lhe ajudar a fazer um melhor trabalho - Peça sugestões às pessoas com quem você trabalha, para quem você trabalha e que trabalham com você, sobre como você poderia melhorar sua tarefa, então ESCUTE. * Ouvir pode evitar dúvidas - frequentemente, quando falamos antes de escutar a outra pessoa numa discussão, arriscamos nossa pele, tomamos decisões das quais mais tarde nos arrependemos, tecemos críticas que depois nos lamentamos ou nos comprometemos a agir de uma forma que não podemos ou não poderemos. OUÇA... depois, fale! Conceitos errôneos Geralmente somos levados a acreditar em conceitos errôneos com relação à habilidade de escutar. Como conceitos falsos, podemos citar: * Aprendemos a escutar automaticamente. Treinamento é desnecessário, * Habilidade de escutar depende da inteligência. * Habilidade de escutar está relacionada à capacidade de audição. * Geralmente muitos de nós podemos escutar bem e ler ao mesmo tempo. * Nós escutamos bem a maior parte do tempo. * O que escutamos é o que em geral foi falado. * Escutar é uma atitude passiva. * Personalidade tem um efeito pequeno na capacidade de escutar. * Escutar é apenas por meio de ouvidos. * Escutar relaciona-se ao conteúdo em primeiro lugar e sentimentos em segundo lugar. Como conceitos verdadeiros, podemos citar: * Escutar efetivamente é uma habilidade que é difícil para a maioria de nós. Prática e treinamento podem melhorar nossa habilidade de escutar bem. * Não há relação entre inteligência e habilidade de escutar. * Habilidade para ouvir é um fenômeno físico. Tem pouca relação com habilidade de escutar. Pessoas que perdem a audição desenvolvem extrema habilidade de escutar. * Muito poucas pessoas conseguem ler e escutar ao mesmo tempo efetivamente. * Muitos de nós precisamos desenvolver habilidade para escutar. * Como seres humanos, nós temos uma tendência natural de filtrar informações que ouvimos. Frequentemente o que ouvimos não é o que foi falado. * Escutar é um processo ativo. Requer nossa participação e envolvimento. * Nossa personalidade tem influência em quão bem escutamos. * Uma escuta efetiva é feita com o corpo todo. O contato visual apropriado e a postura do corpo podem facilitar uma escuta efetiva. * Sentimentos são frequentemente mais importantes que as próprias palavras. Nós devemos procurar entender os sentimentos subentendidos nas mensagens. Eles são frequentemente a mensagem real. * (Comunicação-Feedeback. www.attender.com.br/publico/dicas-oque.htm) Após a leitura do assunto e debate, vamos ao trabalho!

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